Door Pascale Petiet | donderdag 21 februari 2019 - 08:48

Online administratie: van bonnetjes zoeken naar bonnetjes boeken

Image of businessman examining objects with magnifierWie denkt dat de spreekwoordelijke ‘schoenendoos met bonnetjes’ verleden tijd is, heeft het mis. Uit onderzoek van de ING blijkt dat ruim 40 procent van de ondernemers nog steeds papieren bonnetjes bewaart in dozen, lades of archiefkasten. Op zich is dat wel begrijpelijk, want je bent  als ondernemer verplicht om 7 jaar een archief bij te houden. Dat mag ook digitaal maar moet je wel zeker weten dat je na een aantal jaar de gegevens nog kunt opvragen. Hoewel de ‘old school‘ papieren werkwijze nog steeds bestaat, is het in dit digitale tijdperk niet meer nodig of zelfs wenselijk.

Online administratie van bonnetjes levert geld op

Als je overstapt van het papieren archief naar een digitaal archief dan bespaar je niet alleen tijd en frustratie, het levert je ook geld op. Facturen en bonnetjes zijn beide een bewijs van zakelijke aankopen. Je hebt ze onder andere nodig om de BTW terug te kunnen vragen. En daar gaat het vaak mis. Uit hetzelfde onderzoek van de ING blijkt namelijk dat veel ondernemers rond BTW-tijd hun zaakjes niet op orde hebben. Ze zoeken zich suf op verschillende plekken naar bonnetjes. Zonde van de tijd en erg frustrerend. Zeker omdat dit ook nog eens vier keer per jaar gebeurt. En bonnetjes die zijn zoekgeraakt kun je helaas niet meer claimen en dus laten ze geld liggen. Met een online administratie is dit voorgoed verleden tijd.

Download het stappenplan

Bonnetjes administratie versimpelen met apps

Het is wettelijk toegestaan om papieren facturen te scannen en als digitale factuur te bewaren. Daarnaast is het met de komst van de smartphone kinderlijk eenvoudig om al je bonnetjes te digitaliseren en op dezelfde wijze te verwerken als digitale facturen. Met behulp van een app scan je na aankoop direct de bonnetjes, die worden vervolgens automatisch omgezet in PDF’jes die je weer direct kunt doorsturen naar je administratie. De bonnetjes kun je koppelen aan de bijbehorende bij- of afschrijving, downloaden of exporteren. Dat is bijvoorbeeld erg handig als voorbereiding voor de BTW-aangifte.

Bijvoorbeeld Google Drive App

Google Drive App kun je gebruiken als bonnetjes app. Je hoeft alleen maar de Google Drive app te installeren. Met Google Drive werk je in de ‘Cloud’, je kunt het vergelijken met een online harde schijf. De bestanden gaan dus niet verloren als je computer of laptop crasht. In deze Google Drive app zit een foto/scan functie. Hiermee kun je een foto van een bonnetje maken en wordt deze opgeslagen als foto. Zo wordt de factuur niet alleen op datum opgeslagen, maar kun je door middel van zoekwoorden of getallen de factuur heel makkelijk terugvinden.

Ben je een ondernemer die niet zelf zijn boekhouding doet? Deel dan gewoon de map met foto’s met je administratie-of accountantskantoor. De boekhouder of accountant heeft zo overzicht over al jouw inkopen gesorteerd op datum en inhoud. Dit scheelt onnodig veel moeite voor beide partijen.

Tot 70% administratie automatiseren

Een ondernemer wil ondernemen en niet zijn tijd verdoen aan administratie. Toch is het een noodzakelijk kwaad dat we niet leuker kunnen maken, wel makkelijker. Door middel van online administratie kun je 70% van je administratie automatiseren. Je administratie is volledig up to date en je hebt extra tijd vrijgemaakt om te ondernemen.

Wil je meer weten hoe jij tijd en geld kunt besparen op je administratie en wil je niet langer bonnetjes kwijt raken? Lees dan ons stappenplan.

Download het stappenplan

Onderwerpen: bonnetjes