Door Pascale Petiet | dinsdag 19 maart 2019 - 10:18

3 redenen waarom je je administratie NIET in Excel moet doen

 

Geen Excel gebruiken voor administratieVeel Mkb’ers doen hun boekhouding nog in Excel. Logisch, de lage instapkosten en de gebruiksvriendelijkheid maken Excel tot een zeer geliefd programma om je administratie in vast te leggen. Het softwareprogramma is daarnaast ook nog eens superflexibel. Je kunt overzichten maken, rapportages genereren en je kunt er gegevens in bijhouden, precies zoals jij dat wilt. 

What’s not to like, zou je denken. Helaas zit er ook een donker randje aan Excel. In de praktijk blijkt het niet het ideale pakket voor je boekhouding. In dit artikel geef ik je drie belangrijke redenen waarom je beter niet kunt administreren in Excel.

1. Excel is foutgevoelig

In Excel worden gegevens handmatig ingevoerd en verwerkt. De kans dat er iets fout gaat of dat je niet precies volgens de regel- en wetgeving werkt, is aanzienlijk groot. Bovendien is een Excel-werkblad relatief eenvoudig om zeep te helpen zonder dat je iets doorhebt. Verkeerde verwijzingen, onjuiste formules zijn slechts enkele voorbeelden van veelvoorkomende fouten. Al in 1996 is onderzoek gedaan naar de foutgevoeligheid van spreadsheets. En wat blijkt? 88% van de spreadsheets bevatten fouten!

New call-to-action

2. Excel is niet veilig

Boekhouden in Excel brengt allerlei risico’s met zich mee op het gebied van dataopslag en -veiligheid. De administratie wordt vaak op de eigen computer bewaard en slechts beveiligd met een wachtwoord. Helaas is het beveiligingsniveau van Excel erg laag en codes zijn eenvoudig te kraken met allerlei programmaatjes die je gewoon online kunt vinden. En wat als er brand uitbreekt, je computer wordt gestolen of crasht. Als je geen externe back-up hebt gemaakt, ben je alles kwijt en kun je een fikse boete van de Belastingdienst verwachten. Als ondernemer ben je namelijk verplicht om 7 jaar lang je administratie te bewaren. Al die tijd moeten je Excel-bestanden dus beschikbaar zijn.

3. Excel geeft minder inzicht in je cijfers

Als ondernemer wil je het liefst 24/7 inzicht hebben in de financiële situatie van je zaak. Een Excel-sheet zal je dit inzicht niet direct geven omdat de informatie vaak diep verborgen zit. Kijk je naar de hoeveelheid tijd en moeite die je erin moet steken om de informatie naar boven te krijgen via allerlei ingewikkelde formules, moet je je toch eens achter de oren krabben.
Niet in Excel, waarin dan wel?

Bovenstaande nadelen zijn voorgoed verleden tijd als je kiest voor een online boekhoudprogramma. Dat is veilig, niet foutgevoelig en je zult ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Een goed georganiseerde online boekhouding biedt 24/7 inzicht in je financiën en dus een goede indruk van hoe jouw onderneming ervoor staat. Nog niet overtuigd? Lees dan de vier andere nadelen van Excel in ons e-book.

New call-to-action

Onderwerpen: online administratie